6. Gehonoreerde aanmeldingen

3. Inkoop professionalisering

Algemene toelichting
Deze aanmelding betreft een aanmelding voor het onderdeel inkoop en aanbesteden van team bestuur en concernadvies.
De doelstellingen welke zijn opgenomen in het inkoopbeleid geven de richting voor het onderdeel inkoop en aanbesteden. Waarbij de doelstelling ‘rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed’; als hoofddoelstelling wordt getypeerd.
Deze doelstelling wordt in de accountscontroles van elk jaar getoetst, zo ook over 2019. Naar aanleiding van deze accountantscontrole zijn er diverse crediteuren en posten als onrechtmatig dan wel onzeker gekenmerkt. Dit heeft geleid tot een aanzienlijk bedrag (617K) aan onrechtmatigheden (fouten). In het verslag van de accountant is daarnaast aangegeven dat het proces inzake de beheersing van aanbestedingen verder aangescherpt dient te worden om dergelijke fouten in de toekomst te voorkomen. Tevens dient er (veel) meer aandacht te zijn voor de onderbouwing en dossiervorming van gevolgde aanbestedingsprocedures. In relatie tot de interne controlewerkzaamheden heeft de accountant geadviseerd om hier meer diepgang in aan te brengen. Tot slot dient het aanleveren van de documentatie en de nadere onderbouwing bij de controle te worden versterkt.

Dit is de directe aanleiding om de inkoopfunctie binnen De Fryske Marren in balans met de realiteit en in relatie tot de doelstellingen toekomstbestendig te maken. Vanuit deze achtergrond komt de aanmelding voor de noodzakelijke uitbreiding van de formatie met 2,11 fte van 1,89 fte in de huidige situatie naar 4 fte in de gewenste situatie. In de notitie inkoop professionalisering welke in het directie overleg van 15 april 2021 is besproken is dit nader onderbouwd.

Wat zijn de consequenties als de aanmelding niet wordt gehonoreerd?
Met de uitbreiding van de formatie wordt de inkoopfunctie in staat gesteld om regie te voeren op de inkooptrajecten, de administratie en de coördinatie van de inkoopactiviteiten, contractbeheer en contractmanagement. Uit de adviezen van de accountant komt naar voren dat contractbeheer beter georganiseerd dient te worden en structureel een plek moet krijgen in rollen en functies.
Door het contractbeheer structureel en goed te organiseren komt er eenduidig zicht komt op de lopende contracten en kan er actief gestuurd worden op het tijdig verlengen of starten van een inkoopprocedure.
Wat resulteert in een verminderde kwetsbaarheid door het vormen van een stabiel team waarbij verantwoordelijkheden kunnen worden overgedragen en waarbij we kunnen voldoen aan de rechtmatigheid m.b.t. inkooptrajecten.

Wanneer de aanmelding niet word gehonoreerd lopen we het reële risico dat gemeenschapsgeld op een onrechtmatige manier wordt besteed. Vervolgens kan bij controle door de accountant het aantal onrechtmatige posten dermate hoog zijn dat er geen goedkeurde verklaring voor de jaarrekening wordt afgegeven. Dit kan leiden tot zeer negatieve gevolgen voor de financiële zelfstandigheid van de gemeente in zijn geheel.